從信息管理到知識(shí)管理

丁蔚

（南京大學(xué)信息管理系，南京210093）

　　摘要本文通過(guò)信息、信息管理、知識(shí)、知識(shí)管理之間概念的辨析，論述了知識(shí)管理與信息管理的區(qū)別與聯(lián)系，闡述了知識(shí)管理在管理的對(duì)象、管理的方式和技術(shù)以及管理的目標(biāo)上的拓展、改進(jìn)和深化。最后得出結(jié)論：知識(shí)管理是信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，知識(shí)管理是信息科學(xué)發(fā)展中新的增長(zhǎng)點(diǎn)。

　　江澤民在北京大學(xué)建校100周年的講話中指出："當(dāng)今世界，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)已見(jiàn)端倪，國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。”在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了滿足社會(huì)、經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的需要，信息管理內(nèi)涵和外延的重新定位成為當(dāng)務(wù)之急。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的前景表明，從信息管理到知識(shí)管理的進(jìn)化是大勢(shì)所趨，知識(shí)管理是信息管理發(fā)展的必然結(jié)果，對(duì)于知識(shí)管理的研究將日益成為信息科學(xué)領(lǐng)域?qū)W者關(guān)注的焦點(diǎn)。

　　1信息與信息管理

　　1.1信息的概念

　　關(guān)于信息的概念人們爭(zhēng)論已久，在圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域、計(jì)算機(jī)與通訊科學(xué)領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域都有不同角度的解釋。信息科學(xué)家鐘義信從宏觀的哲學(xué)意義上將信息概括為"事物運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)和方式。”這一定義是全面、完整的，然而又是抽象、模糊的。有必要對(duì)"信息”的概念加以深入的分析，使其明朗化，從而把握"信息”的本質(zhì)。

　　根據(jù)英國(guó)科學(xué)家波普"三個(gè)世界”的理論，信息可分為三大類(lèi)。第一類(lèi)是有關(guān)客觀物質(zhì)世界的信息，即本體論意義上的信息，它反映事物運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)及其變化的方式。第二類(lèi)是有關(guān)人類(lèi)主觀精神世界的信息，即主體論或認(rèn)識(shí)論意義上的隱性信息，它反映人類(lèi)所感受的事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)及其變化方式，處于意識(shí)、思維狀態(tài)。第三類(lèi)是有關(guān)客觀意義上的概念世界的信息，即主體論或認(rèn)識(shí)論意義上的顯性信息，它反映人類(lèi)所表述的事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)及其變化方式，用語(yǔ)言、文字、圖像、影視、數(shù)據(jù)等各種載體來(lái)表示，匯合成一個(gè)實(shí)在的自主的"信息世界”。"三個(gè)世界”理論通過(guò)類(lèi)分方法將信息劃分為獨(dú)立的三大部分，給我們?nèi)妗?zhǔn)確認(rèn)識(shí)和把握信息提供了有利的武器。

　　1.2信息管理的概念

　　"信息管理”這個(gè)術(shù)語(yǔ)自本世紀(jì)70年代在國(guó)外提出以來(lái)，使用頻率越來(lái)越高。關(guān)于"信息管理”的概念，國(guó)外也存在多種不同的解釋。盡管學(xué)者們對(duì)信息管理的內(nèi)涵、外延以及發(fā)展階段都有著種種不同的說(shuō)法，但人們公認(rèn)的信息管理概念可以總結(jié)如下：信息管理是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、滿足組織的要求、解決組織的環(huán)境問(wèn)題而對(duì)信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、規(guī)劃、控制、集成、利用的一種戰(zhàn)略管理。

　　狹義的信息管理就是對(duì)信息加以管理，信息是被管理的對(duì)象。文獻(xiàn)拓展了這一定義，提出信息管理是一個(gè)多層次的概念，信息管理的對(duì)象不只是信息，還包括與信息有關(guān)的人、機(jī)構(gòu)、設(shè)備、環(huán)境等；信息管理的目標(biāo)是有效滿足信息要求；信息管理的手段是通過(guò)資源的配置來(lái)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)資料的廣泛查閱，發(fā)現(xiàn)人們對(duì)信息管理的理解表現(xiàn)在以下五種不同含義：信息內(nèi)容管理，信息媒體管理，計(jì)算機(jī)信息管理，管理信息系統(tǒng)，信息產(chǎn)業(yè)或行業(yè)的隊(duì)伍管理。在此基礎(chǔ)上，盧泰宏教授提出了信息管理的分期問(wèn)題，即信息管理的發(fā)展分為三個(gè)時(shí)期：以圖書(shū)館工作為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)管理時(shí)期，以信息系統(tǒng)為特征的技術(shù)管理時(shí)期和以信息資源管理為特征的資源管理時(shí)期。

　　2.知識(shí)與知識(shí)管理

　　2.1知識(shí)的概念

　　知識(shí)是人們通過(guò)實(shí)踐對(duì)客觀事物及其運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的認(rèn)識(shí)，是信息的一部分，即被人們理解和認(rèn)識(shí)并經(jīng)頭腦重新組織和系列化的那部分信息，是經(jīng)驗(yàn)、技能的總結(jié)，是組織發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)，在反復(fù)實(shí)踐和認(rèn)識(shí)的過(guò)程中，人腦通過(guò)對(duì)相關(guān)概念的判斷、組合和推理，形成對(duì)事物本質(zhì)的認(rèn)識(shí)，構(gòu)成頭腦中的知識(shí)，可稱為主觀知識(shí)，即默認(rèn)的知識(shí)；如果經(jīng)過(guò)各種載體表達(dá)出來(lái)，則成為客觀知識(shí)，即編碼型的知識(shí)。依照對(duì)于信息的分類(lèi)方法，這兩類(lèi)知識(shí)分別對(duì)應(yīng)于"三個(gè)世界”理論的第二類(lèi)和第三類(lèi)信息。而第一類(lèi)信息不能直接形成知識(shí)，這也說(shuō)明了知識(shí)是信息的一部分。

　　2.2知識(shí)管理的概念

　　知識(shí)管理包括兩方面的含義，一方面指對(duì)信息的管理，它來(lái)源于傳統(tǒng)的信息管理學(xué)，是信息管理的深化與發(fā)展。知識(shí)是信息深加工的產(chǎn)物，知識(shí)管理的手段和方法比之信息管理更加先進(jìn)和完善，它充分利用信息技術(shù)，使知識(shí)在信息系統(tǒng)中加以識(shí)別、處理和傳播，并有效地提供用戶使用；另一方面是對(duì)人的管理，認(rèn)為知識(shí)作為認(rèn)知的過(guò)程存在于信息的使用者身上，知識(shí)不只來(lái)自于編碼化信息，而且很重要的一部分存在于人腦之中。知識(shí)管理的重要任務(wù)在于發(fā)掘這部分非編碼化的知識(shí)，通過(guò)促進(jìn)知識(shí)的編碼化和加強(qiáng)人際交流的互動(dòng)，使非編碼化的個(gè)人知識(shí)得以充分共享，從而提高組織競(jìng)爭(zhēng)力。

　　3從信息管理到知識(shí)管理

　　信息管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展。

　　如果根據(jù)盧泰宏教授對(duì)信息管理概念"三分法”的思路，不妨把"知識(shí)管理”作為發(fā)展的第四個(gè)階段。目前把知識(shí)管理獨(dú)立出來(lái)研究，更有利于信息管理的發(fā)展。

　　美國(guó)學(xué)者指出，信息管理的發(fā)展有五個(gè)階段：物的控制，自動(dòng)化技術(shù)的管理，信息資源的管理，商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)分析與智能，知識(shí)的管理。其中前三個(gè)階段的劃分與盧教授不謀而合，而知識(shí)的管理是信息資源管理的發(fā)展方向。

　　比較知識(shí)管理與信息管理，發(fā)現(xiàn)兩者的聯(lián)系與區(qū)別，對(duì)于更好地認(rèn)識(shí)和把握知識(shí)管理有深刻意義。與信息管理相比，知識(shí)管理在管理對(duì)象、管理方式和技術(shù)以及管理目的上有所拓展、改進(jìn)和深化。

　　3.1管理對(duì)象上的拓展

　　（1）知識(shí)管理的對(duì)象不只是編碼化的信息，還包括對(duì)非編碼化信息的載體———人的管理。傳統(tǒng)的信息管理僅局限在對(duì)于"第三類(lèi)”信息的管理之上，而不注重對(duì)于"第二類(lèi)”信息的管理。人是"第二類(lèi)”信息的載體，對(duì)人的管理是掌握"第二類(lèi)”信息的手段。組織中典型的知識(shí)傳播要經(jīng)歷一個(gè)從隱式（人腦內(nèi)部的）和顯式的（獲取和封裝成可復(fù)用和可檢索的形式）到全部顯示的，又返回隱式的過(guò)程，其他人通過(guò)整個(gè)組織系統(tǒng)學(xué)習(xí)和使用知識(shí)（如圖1），人是這個(gè)流程的核心。知識(shí)管理認(rèn)為對(duì)人的管理既可以提供廣泛的知識(shí)來(lái)源，又可以建立良好的組織方式用以促進(jìn)知識(shí)的傳播：一方面促進(jìn)非編碼化的知識(shí)編碼化，利于知識(shí)共享；另一方面強(qiáng)調(diào)有利于個(gè)人非編碼化知識(shí)共享的組織方式，促使知識(shí)載體———人之間充分的交流，通過(guò)人際互動(dòng)使得知識(shí)廣泛傳播。知識(shí)的充分共享保證了組織的創(chuàng)新能力，適應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。

　　（2）知識(shí)管理對(duì)知識(shí)流、知識(shí)的自組織更感興趣，試圖找出一個(gè)能理解知識(shí)如何積累、如何倍增的關(guān)系，使少數(shù)人的專(zhuān)長(zhǎng)擴(kuò)展為整個(gè)組織掌握的知識(shí)。知識(shí)生產(chǎn)已經(jīng)成為一個(gè)龐大的社會(huì)化部門(mén)，它滲透于人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，成為技術(shù)決定因素、生產(chǎn)發(fā)展的支配力量和社會(huì)發(fā)展的有利手段。知識(shí)管理以知識(shí)生產(chǎn)途徑為研究目標(biāo)，提倡以試驗(yàn)化的方式來(lái)研究知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)的增長(zhǎng)。

　　3.2管理方式和技術(shù)的改進(jìn)

　　知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是信息、知識(shí)極度膨脹的時(shí)代。信息和知識(shí)的收集、處理、存貯的低效率是極其危險(xiǎn)、無(wú)法容忍的，運(yùn)用高效信息技術(shù)和新型的管理方法使那些在知識(shí)獲取方面受到物理限制的人能夠?qū)χR(shí)加以利用，成為知識(shí)管理的目標(biāo)。知識(shí)管理不僅要處理大量的信息和知識(shí)，而且對(duì)于減少信息的膨脹應(yīng)有所作用。

　　（1）知識(shí)管理深化了對(duì)包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)的要求。在以計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)為基礎(chǔ)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)管理在信息技術(shù)的使用上有進(jìn)一步的深化，表現(xiàn)在信息向知識(shí)演進(jìn)的處理上，利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能技術(shù)獲取信息中隱含的知識(shí)；在知識(shí)的存貯和傳播上，利用大型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、新型檢索技術(shù)、智能代理、搜索引擎以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、組件技術(shù)，保證知識(shí)的充分共享。知識(shí)管理使用信息技術(shù)建立有效的知識(shí)管理系統(tǒng)，幫助知識(shí)從知者向未知者傳遞。例如，以新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檢索技術(shù)和群件技術(shù)為特征的LOTUS把"知識(shí)管理”作為其產(chǎn)品的新標(biāo)簽。LOTUSNOTES工作流軟件的目標(biāo)就在于幫助組織成員共享和利用他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，幫助組織提高"創(chuàng)新、反應(yīng)能力、生產(chǎn)率以及技術(shù)技能”，"幫助他們自身適應(yīng)組織管理活動(dòng)”。

　　（2）知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)化的研究方法，要求把信息與信息、信息與活動(dòng)、信息與人結(jié)合起來(lái)，在系統(tǒng)化的空間中發(fā)現(xiàn)信息與環(huán)境的普遍聯(lián)系，以有利于知識(shí)的發(fā)掘、傳播和利用。信息的系統(tǒng)化處理保證了知識(shí)的創(chuàng)造、共享和使用，轉(zhuǎn)化成的集體智慧和創(chuàng)新能力保證了組織適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。

　　（3）知識(shí)管理引入了新的組織管理模式，擴(kuò)大了默認(rèn)知識(shí)的共享范圍，使得組織成為人們獲得知識(shí)的重要來(lái)源，一個(gè)學(xué)習(xí)和知識(shí)創(chuàng)新的系統(tǒng)。比如發(fā)達(dá)國(guó)家的先進(jìn)企業(yè)在首席執(zhí)行官與信息主管之間設(shè)立知識(shí)主管（CKO）。信息主管把工作重點(diǎn)放在技術(shù)和信息的利用上，知識(shí)主管把工作重點(diǎn)放在推動(dòng)創(chuàng)新和培育集體創(chuàng)造力。知識(shí)主管在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的主要職責(zé)在于為實(shí)現(xiàn)顯性和隱性知識(shí)共享提供有效途徑。

　　（4）知識(shí)管理引入了經(jīng)濟(jì)學(xué)的研究方法。知識(shí)作為稀缺資源需要利用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法加以合理配置。美國(guó)信息產(chǎn)業(yè)學(xué)會(huì)對(duì)新型的知識(shí)管理者要求不僅要有信息技術(shù)方面廣博的知識(shí)，還必須"熟悉競(jìng)爭(zhēng)中各種資源的運(yùn)用規(guī)律”，"擁有發(fā)展、戰(zhàn)略、預(yù)算方面的知識(shí)”。

　　3.3管理目的的深化

　　（1）傳統(tǒng)的信息管理提供一次、二次、三次文獻(xiàn)，以一、二次文獻(xiàn)為主。而知識(shí)管理重點(diǎn)在于提供包括分析報(bào)告、綜合研究成果在內(nèi)的三次文獻(xiàn)，直接告知使用者的是直觀的、可操作性強(qiáng)的系統(tǒng)化知識(shí)。知識(shí)管理不再局限于利用片面的信息來(lái)滿足用戶的需求，而是對(duì)用戶的需求系統(tǒng)分析，向用戶提供全面、完善的解決方案，用戶可以直接學(xué)習(xí)這些知識(shí)而無(wú)需再加工的過(guò)程。知識(shí)管理不限于向使用者以序化的方式提供文獻(xiàn)的存貯位置和獲取方式，而是重在評(píng)價(jià)科學(xué)文獻(xiàn)，一方面對(duì)大量而分散的相似資料進(jìn)行合理的選擇，根據(jù)特定的原則以簡(jiǎn)明、綜合的方式形成新的知識(shí)單元，結(jié)晶出可用于傳遞的知識(shí)內(nèi)核，借助知識(shí)管理系統(tǒng)向未知者傳遞；另一方面，充分揭示文獻(xiàn)間的關(guān)系，展示文獻(xiàn)間結(jié)合的知識(shí)鏈，幫助科技工作者選擇優(yōu)秀的科技文獻(xiàn)，提高知識(shí)獲取效率。

　　（2）知識(shí)管理加強(qiáng)對(duì)知識(shí)生產(chǎn)途徑結(jié)構(gòu)的研究，以促進(jìn)知識(shí)的增長(zhǎng)為主要目的。美國(guó)近20年來(lái)，實(shí)業(yè)界在技術(shù)上的投入超過(guò)一萬(wàn)億美元。但由于對(duì)知識(shí)生產(chǎn)途徑的結(jié)構(gòu)缺乏必要的認(rèn)識(shí)，大大影響了技術(shù)投入和信息系統(tǒng)在提高工作效率和員工能力中巨大作用的充分發(fā)揮。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)的產(chǎn)生過(guò)程、途徑加以剖析，發(fā)現(xiàn)知識(shí)增長(zhǎng)的內(nèi)在機(jī)制，有目的地利用管理手段和信息技術(shù)提高知識(shí)的增長(zhǎng)速度。

　　（3）知識(shí)管理通過(guò)對(duì)知識(shí)的管理，為組織帶來(lái)了新型的現(xiàn)代化管理方式，提高了組織的創(chuàng)新能力、生產(chǎn)率、反應(yīng)能力和技術(shù)技能。現(xiàn)代化管理與知識(shí)管理融為一體。創(chuàng)新是保持長(zhǎng)久競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要源泉，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的支撐。組織成員的知識(shí)交流、技術(shù)協(xié)作是創(chuàng)新的主要來(lái)源。查找和復(fù)用知識(shí)資產(chǎn)是提高生產(chǎn)率、反應(yīng)能力和技術(shù)技能的法寶。管理人員的共同悲哀是"我們不知道我們知道些什么”。人們不斷創(chuàng)建業(yè)績(jī)而不能借鑒獲得的教訓(xùn)、利用最好的實(shí)踐成果和已有的專(zhuān)門(mén)知識(shí)。知識(shí)管理向個(gè)人提供工具發(fā)現(xiàn)和挖掘業(yè)已創(chuàng)造的團(tuán)體知識(shí)，而且知識(shí)管理技術(shù)可以幫助組織檢測(cè)出微弱的信號(hào)，并根據(jù)需要調(diào)動(dòng)人力和信息資源對(duì)不測(cè)事件做出有效反應(yīng)，獲得最大效益。

　　（4）與信息管理相比，知識(shí)管理更突出教育的作用。知識(shí)管理的發(fā)展有利于教育水平全面提高。

　　教育是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)之一。學(xué)習(xí)是知識(shí)獲取的唯一途徑，知識(shí)管理不只是刺激知識(shí)的生產(chǎn)，還創(chuàng)造知識(shí)共享的氛圍，倡導(dǎo)教育和自我教育，創(chuàng)造知識(shí)廣泛共享的文化氛圍。

　　4.小結(jié)

　　從信息管理到知識(shí)管理的轉(zhuǎn)化是管理理論與實(shí)踐中"以人為本”的管理的進(jìn)一步體現(xiàn)。人成為知識(shí)管理的對(duì)象，也是知識(shí)管理的目的。

　　知識(shí)管理提供容易使人們理解和使用的知識(shí)，而不是分散的復(fù)雜的難以理解的信息單元，它更加深刻豐富而明確，能反映出社會(huì)發(fā)展的需求，提高組織的創(chuàng)新能力、生產(chǎn)率、反應(yīng)能力、技術(shù)能力，是信息科學(xué)的實(shí)質(zhì)、目標(biāo)和任務(wù)的充分體現(xiàn)。

　　知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)化地處理和利用信息，發(fā)掘知識(shí)內(nèi)涵，建立以先進(jìn)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)知識(shí)的廣泛共享。知識(shí)管理要求利用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法合理配置知識(shí)資源，研究知識(shí)創(chuàng)新的內(nèi)在機(jī)制，有目的地利用管理和技術(shù)手段促進(jìn)知識(shí)的創(chuàng)新。

　　相對(duì)于信息管理，知識(shí)管理的深化和拓展不僅表現(xiàn)在管理對(duì)象、方式、技術(shù)和目的上，而且表現(xiàn)在文化上。它竭力創(chuàng)造新型的現(xiàn)代化管理方式，創(chuàng)造知識(shí)創(chuàng)新和知識(shí)共享的文化氛圍。

　　知識(shí)管理促進(jìn)了以創(chuàng)新和求知為目標(biāo)的國(guó)家創(chuàng)新工程和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)———教育和R&D的緊密結(jié)合。

　　知識(shí)管理是信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展的必然結(jié)果，是信息科學(xué)發(fā)展中新的增長(zhǎng)點(diǎn)。